cara membuat WBS

WBS adalah diagram pohon yang dipakai sebagai alat bantu untuk memecah pekerjaan besar menjadi sub-sub pekerjaan yang lebih kecil. Dalam Work Breakdown Structure dikenal istilah WBS level 1, level 2, level 3, dst. Semakin dalam level WBS, semakin detail rincian pekerjaannya.

WBS system diciptakan untuk mempermudah proses penyusunan rencana proyek. Setiap detail pekerjaan dibuatkan planingnya masing-masing, kemudian detail planing tersebut dikonsolidasi menjadi planing untuk keseluruhan proyek. Jadi penyusunan rencana proyek pada umumnya dilakukan secara bottom up, dimulai dari yang detail (bottom) kemudian digabungkan menjadi overall project planing.

WBS sangat bermanfaat pada saat menyusun jadwal proyek, membuat progress planing, manpower planing dan equipment loading. Pembahasan lebih detail tentang hal ini akan saya lakukan dalaam artikel tentang cara membuat jadwal dan menghitung progres proyek.

Setiap organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase), entri (entry) dan aktifitas (activity).

WBS mungkin saja disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek ( the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling rendah dalam hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable” tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik.

Melakukan rincian sebuah proyek ke dalam bagian-bagian komponen yang lebih kecil akan memudahkan pembagian alokasi sumber daya dan pemberian tanggung jawab individual. Perlu kiranya memberi perhatian pada penggunaan detail level yang layak ketika hendak membuat WBS. Dalam kondisi ekstrim, detail level yang sangat tinggi akan menyerupai hasil dalam manajemen mikro. Sedangkan kondisi ekstrim kebalikannya, tugas-tugas mungkin akan menjadi demikian lebar untuk bisa di-manage secara efektif. Kendati demikian, menetapkan tugas-tugas dalam pekerjaan yang berdurasi beberapa hari